Guía (no solo) para docentes: la bandeja de entrada del correo electrónico a cero

Una de las cosas que me quita más horas de mi tiempo y que, como desafío profesional, es de los más importantes, es la gestión del correo electrónico. A pesar de tener otras plataformas como pueden ser por ejemplo Teams y la gestión de comunicación inmediata en sus equipos y canales o, como sucede por desconocimiento de temas de privacidad, el uso de WhatsApp o Telegram para intercambiar información de alumnado, la mayoría de la comunicación en educación se sigue realizando por correo electrónico.

Después de haberle dado mil vueltas a cómo gestionar el correo electrónico, me atrevo a explicaros algunas cosas que más o menos me funcionan a mí. Y, recordad como os digo siempre, que me funcionen a mí, no significa que no debáis adaptarlas o, cambiarlas, por si no se adecuan a vuestras necesidades. Si con estas recomendaciones no os aclaráis con vuestro correo electrónico, buscad otro sistema o, simplemente, perded la contraseña y, en caso de que os la vuelvan a mandar, volvedla a perder.

En primer lugar os recomiendo que organicéis vuestra bandeja de entrada en carpetas. Es imprescindible tener una bandeja de entrada con numerosas carpetas para, una vez leídos los correos electrónicos, los podáis clasificar por si en un futuro los tenéis que encontrar. Podéis tener una carpeta de correo para la tutoría, otra para los correos electrónicos del centro, otro para los de la gestión del equipamiento informático si sois los coordinadores TIC, etc. Eso sí, ni se os ocurra una vez leído un correo, si vais a tener que responderlo en un futuro, no volver a darle la opción de que sea un correo «no leído». Si no lo hacéis así, por mucha carpeta que tengáis, vais a perder u olvidar la necesidad de responder o hacer lo que se indica en el mismo.

Hay una opción de filtros maravillosa en la mayoría de servicios de correo electrónico (Outlook, Gmail, etc.) que os va a permitir clasificar automáticamente los correos recibidos y hacer que se muevan a las carpetas, que se redirijan a otra persona o, simplemente, que se marquen de una determinada manera. Los filtros, que conocí hace unos años, es de las cosas que menos se conocen del correo electrónico y que más facilitan la vida.

Es importante también que tengáis unas respuestas comunes como plantillas. Esto permite responder a preguntas frecuentes (muy habituales para equipos directivos, cargos de coordinación y tutores). Con un par de clics y adaptando la plantilla podréis responder a muchos correos. El ahorro de tiempo va a ser brutal. Eso sí, permitidme que os confiese que, por desgracia, yo hago algo que está muy mal… contesto a todos los correos electrónicos diciendo que los he recibido cuando, para una correcta gestión, no deberíamos de contestar a todo lo que recibimos porque, a veces, no se pide contestación. Ya sé que para asegurarnos de que alguien lo recibe decimos al final del correo… por favor, decidme que os ha llegado correctamente pero, al final, lo que tenéis es un análisis de cada correo de la hora que se ha enviado y se ha llegado al receptor. Incluso podéis poner en el correo que el receptor confirme que le ha llegado. No hace falta que exijáis ese correo de vuelta. No hace falta aunque, como os he dicho antes, yo lo hago.

Planificad un horario para contestar a los correos electrónicos. Si os dedicáis a responder en todo momento o solo os llegue el correo (que, salvo que sea muy urgente, por el remitente o porque hay algo que debe resolverse rápidamente) vais a acabar viviendo para vuestro correo electrónico. Y vivir para el correo electrónico, al igual que vivir en X como hacen algunos, significa no vivir para otras cosas.

Muy relacionado con lo anterior y con la práctica está el ser capaces de identificar los correos de alta prioridad. Esos correos que necesitan acción inmediata. Tenéis la posibilidad de categorizar los correos. Yo uso los colores verde, amarillo y rojo para saber la prioridad de mis correos. Lo sé. Soy muy tradicional y me baso en los mismos colores del semáforo. Vosotros seguramente sois mucho más creativos. Permitidme un chascarrillo. Hace un tiempo conocí a un compañero que usaba el color marrón para cuando le llegaba «una mierda» de esas considerables. No estaba mal pensado. Nada mal pensado. Así que, si queréis, tomadlo como consejo de Luis. Sí, se llama Luis y, seguramente sabiendo que me lee, recibiré un WhastApp en poco tiempo.

Archivar y eliminar los correos es sano. Yo soy siempre de archivar porque soy de los que siempre creo que voy a tener espacio. Lo que pasa es que me han llegado tantos adjuntos que, por desgracia, he tenido que acabar borrando correos. Un detalle importante: ¡los correos en papelera, si no se vacía, siguen ocupando espacio! Y, si te los cargas de la papelera, no vas a poderlos recuperar.

Revisa y cancela las suscripciones de tu correo laboral. No uses tu correo profesional docente para hacer compras en Amazon, crearte tu cuenta en Tinder o, simplemente para temas que no tienen que ver con tu labor. Además, por si a alguno se os olvida, los correos electrónicos que os facilita la administración educativa están auditados y siempre pueden ser vistos (solo si hay indicios de algo raro) por parte de ella para tomar un determinado tipo de medidas. No mezcléis trabajo con otras cosas. Menos todavía en vuestro correo. Es que he visto compañeros que se creaban una cuenta en un banco poniendo de correo de contacto el que les facilitaba la administración. Ya veremos qué sucede cuando se jubilen y ese correo deje de estar disponible.

No hace falta escribir cincuenta líneas para responder. Responde con claridad y concisión. Seguramente hay cosas que pueden responderse con un «lo estamos revisando» en lugar de ponerte a acabar hablando de las horas de ligue en determinados supermercados. Es lo que va a pasar si das más respuesta de la necesaria. Eso y que vas a perder mucho tiempo.

Pero lo que os he dicho al principio es la clave. Evaluad lo que estáis haciendo ahora. Si no os funciona, intentad ver si os sirve alguno de los consejos que os he dado. Y si no, buscad a alguien que creáis que gestione bien su correo electrónico y que os explique cómo lo hace para adaptar lo que os pueda servir.

Finalmente, antes de que se me olvide, debo deciros algo muy importante: el tener la bandeja de entrada a cero es un mito. Es más fácil mejorar los resultados académicos del alumnado con el DUA, las inteligencias múltiples o los consejos un pedagogo de esos que viven en las redes sociales, que tener esa bandeja de entrada vacía. Salvo, claro está, que sigas el consejo de los campeones: lo que no se ve, no existe. Piensa que abrir tu correo electrónico del trabajo, especialmente cuando en estas fechas se están enviando las convocatorias del Claustro inicio de curso por parte de los equipos directivos, es estar abocado a ya no poder salir del hoyo.